Trabalhar com um equipe é um das áreas mais desafiadoras dentro de um negócio. No geral as pessoas não sabem quais são suas atividades, nem o que precisam fazer no dia a dia. Vão seguindo o fluxo e apagando os incêndios.
Primeiro irei apresentar a reunião diária, quais são os pontos chaves e como realizá-la, mas em um segundo momento te direi um pouco mais sobre a como utilizar em ambientes diferentes do esperado pelo framework. A Reunião Diária ou Daily Scrum é um dos eventos existentes no framework Scrum.
Como funciona a Reunião Diária?
É um reunião como outra qualquer e sua intenção é inspecionar e adaptar as atividades que estão ocorrendo em um determinado projeto. Para que isso ocorra, o primeiro passo deve ser determinar o local e o horário que está reunião deve acontecer. É importante que ela sempre ocorra no mesmo local e horário para que aja um rotina diária. Além disso, como o nome já fala é uma reunião que deve ser feita todos os dias.
Sabemos que os times e as empresas perdem muito tempo durante reuniões que não têm significado e não chegam a um denominador comum ou a soluções. Sendo assim, a Reunião Diária não pode ultrapassar o tempo máximo de duração de 15 minutos, independente do tamanho do time. É importante dizer que dentro do framework Scrum não é possível existir equipes com mais do que 10 integrantes.
Indica-se que está reunião seja feita em pé, justamente, para que as pessoas não se acomodem e demorem muito tempo para finalizar a reunião.
E o que fazer durante a Reunião Diária?
Durante a Reunião Diária todos os integrantes da equipe devem responder as seguintes perguntas:
O que você fez ontem?
O que você vai fazer hoje?
E há algo que esteja impedindo a execução das suas atividades?
No entanto, apesar do cunho de inspeção das perguntas assinaladas a ideia aqui não é que exista um chefe monitorando o andamento das atividades. A prioridade é que todos tenham conhecimento de como o projeto esteja e como solucionar problemas existentes.
Dentro do padrão e moldes do Scrum assim é feita a Reunião Diária, porém irei trazer algumas considerações para outros tipos de equipes.
Utilizando a Reunião Diária de formas Diferentes
A Reunião Diária me lembra muito das StandUp Meeting. Sua proposta é tornar as reuniões mais rápidas e mais eficientes. Apesar do Scrum permitir o escalonamento (para times maiores que dez), ainda assim, pode não ser possível para o seu tipo de negócio ou projeto.
Então, quando tratamos de empresas que não se enquadram a todo o método. Podemos fazer alguns ajustes e usar a filosofia que está inserida no framework para melhorar a coesão, inspeção e adaptabilidade do time.
De que forma faremos isso? Nas reuniões comuns a empresa pode utilizar as mesmas perguntas para trazer foco neste momento. Assim como, poderá estipular um tempo máximo de reunião, para que as mesmas sejam cada vez mais proveitosas.
O líder tem um papel fundamental para tornar a cultura durante as reuniões baseada na resolução de problemas e transparência entre os colaboradores. Estes poderão cada vez mais entender a importância de criar soluções para as dificuldades entre si, ou seja, sendo adaptáveis, e assim, reduzir as ações emergências no dia a dia.
Por que a reunião diária pode proporcionar coesão ao time?
Este modelo de Reunião Diária e todos os seus princípios fazem com que um time possa saber quais são as atividades de todos os integrantes, proporcionando transparência. Conseguem entender que são donos dos projetos tanto quanto o coordenador e cria um senso de adaptabilidade diante das dificuldades ou necessidades. Tornando assim, os colaboradores mais coesos na execução dos projetos.