Muito se fala sobre planejamento no início do ano. Meta para lá, sonho para cá! Mas pouco se fala do que pode ser feito antes do planejamento.
Não adianta um bom planejamento se antes a casa não estiver pronta para executar; Para isso é necessário e importante uma boa limpeza.
Lembrem-se a limpeza não é só de sujeira. Você pode limpar o pensamento, conhecimento, ambiente, forma de se trabalhar e etc.
Na época da segunda guerra mundial muitas empresas estavam em crise no Japão e precisavam encontrar formas de se estruturarem após um cenário tão caótico. Surgiram muitos pensamentos e neste artigo você encontrará mais informações sobre a metodologia 5S vista pelo meu olhar.
1 - SELECIONE
Comece selecionando um local do seu trabalho os materiais, ferramentas, conhecimentos, equipamentos e práticas que não são úteis. Por exemplo: inicie pela sua mesa e comece a questionar.
Preciso de todas as coisas que estão aqui?
Eu utilizo todos os dias esses matérias?
O que pode ter que não tenho?
Onde isso pode ser útil?
E então passe para o próximo passo.
2 - LIMPE
Descarte o que seja necessário e separa o que é útil. Não se esqueça que não se trata apenas de coisas físicas, comece a observar também nos conhecimentos que não te servem mais, forma de realizar atividades, pensamentos e comportamentos que não levam a lugar nenhum e muitas vezes não temos nem controle sobre eles.
É claro que esse é um processo que deve ser feito por partes, mas inicie em algum local. Apesar de parecer ser demorado, os passos são reduzidos quando estamos executando, por exemplo: se você for fazer isso em sua mesa. Você já vai olhar o que serve e ao mesmo tempo já irá limpar, não é mesmo? Então... na prática os passos ficam mais fluidos.
Se questione:
O que causa essa sujeira? Alguma forma de resolvê-la?
Tem algo mais que precisa ser limpo?
3 - ORGANIZE
Depois de selecionar, separar o que serve e o que não serve e limpar. É hora de organizar o que já está pronto para ficar com você. Coloque categorias, tenha espaço para cada uma das coisas, seja caneta, cadernos e cada um dos produtos do seu negócio. Pastas de clientes, finanças, etc.
4 - PRADONIZE
Tudo aquilo que se faz repetidas vezes pode se tornar um padrão, um passo a passo. Então, observe se tem algo no seu trabalho que segue essa linha e comece a documentar esse padrão em uma folha de papel. Depois se achar importante, coloque isso em um computador. Isso é essencial!
Muitas vezes os euempreendedores (sic) acham que não exercem funções, mas a cada momento do dia o mesmo está exercendo uma nova função da sua empresa. Em algum momento deixará de ser ele para ser um colaborador que executará. Quando esse dia chegar você estará mais pronto para delegar.
Além disso, a padronização proporciona maior qualidade para o seu produto ou serviço cada dia mais.
5 - AUTODISCIPLINA
Mantenha isso como parte do seu dia a dia. Sabe a história da rotina da manhã? É um bom exemplo de como chegar neste ponto. Neste contexto se seleciona as atividades importantes, estuda o essencial, limpa os pensamentos, organiza uma estrutura para fazer acontecer, padroniza com uma rotina diária e assim você pode executar todos os dias.
É isso que deve acontecer com o seu negócio. Torne essas ações parte da rotina diária de todos os colaboradores, fornecedores e sua como dono do negócio. Se você quer se aprofundar um pouco mais tem uma aula sobre o assunto neste link.
Os benefícios disso são inúmeros. Qualidade do seu trabalho, aumento da produtividade, menos chance de erros, maior qualidade de vida e muito mais.
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