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  • Tudo sobre o incrível Scrum

    Se você nem sabe do que se trata e todos os benefícios desse framework, então chega aqui nesse link primeiro! Agora vamos entrar nos detalhes do Scrum e entender os seus principais aspectos, papéis, eventos e artefatos. ESTRUTURA DO SCRUM Para entender a estrutura do Scrum é preciso falar sobre os papéis (pessoas que possuem uma função específica dentro do framework), eventos (momentos determinados para planejar ou apresentar o projeto), artefatos (ferramentas que auxiliam todos envolvidos). PAPÉIS Stackholder: São as partes interessadas na execução, finalização e qualidade do projeto. Scrum Master (SM): Responsável por liderar as etapas do Scrum e ser ponte entre o time, Product Owner e Stackholder. Product Owner (PO): Principal responsável na execução do projeto, definição de prioridades de execução das macros atividades e comunicação de todos. Scrum Team (ST): Colaboradores que executam as atividades. EVENTOS Criação do Product Backlog: Momento para se criar todas as macro tarefas que vão definir todo o necessário para o seu projeto ser finalizado. Essas macro atividades serão desmembrada em micro atividades a depender do grau de prioridade, pois as de maior prioridade serão as primeiras a serem executadas. Esse evento é realizado pelo Product Owner e informado ao Srum Master. Sprint Planing: Nesta reunião deve-se definir quais atividades serão executadas na próxima Sprint. As atividades são fracionadas no que chamamos de histórias, essa é menor parte parte referente a uma atividade proposta. Nesta etapa, é feito a priorização das histórias, ou seja, o Time Scrum definirá o quão custoso será para concluir a atividade. O Time Scrum participa ativamente nessa fase. O PO é responsável por explicar a atividade para o time caso tenham alguma dúvida e o SM deve coordenar o evento. Uma das técnicas utilizadas para definir o grau de prioridade das atividades é o Planning Poker. Sprint: Realizado após o planejamento da Sprint. Período no qual a equipe irá executar as atividades definidas dentro de uma quantidade de dias escolhido. É ideal que cada Sprint possua no mínimo 2 semanas e no máximo 4 semanas. Reunião diária: Evento realizado todos os dias pelo ST e SM para avaliação das atividades. Sua duração deve ser de no máximo 15 min e deve ser feita em pé. Neste post falei um pouco mais sobre a Reunião Diária e como tornar a sua equipe mais coesa. Revisão: Avaliar e verificar o projeto que está sendo construído. Retrospectiva: Momento que deve ser analisado como o trabalho foi efetivado e se existe alguma melhoria a ser feita. ARTEFATOS Product Backlog: Todas as tarefas a serem realizadas para a finalização do projeto; Sprint Backlog: Todas as atividades que serão executadas na Sprint; Quadro Kaban: Ferramenta para realizar o controle das atividades a serem utilizadas durante a Sprint; Planning Poker: Jogo utilizado para a definição dos pontos (priorização) de cada história a ser realizada; BurnDown: Gráfico de acompanhamento do progresso da equipe versus a quantidade de pontos de história da Sprint.

  • Os 5 Passos antes do Planejamento!

    Muito se fala sobre planejamento no início do ano. Meta para lá, sonho para cá! Mas pouco se fala do que pode ser feito antes do planejamento. Não adianta um bom planejamento se antes a casa não estiver pronta para executar; Para isso é necessário e importante uma boa limpeza. Lembrem-se a limpeza não é só de sujeira. Você pode limpar o pensamento, conhecimento, ambiente, forma de se trabalhar e etc. Na época da segunda guerra mundial muitas empresas estavam em crise no Japão e precisavam encontrar formas de se estruturarem após um cenário tão caótico. Surgiram muitos pensamentos e neste artigo você encontrará mais informações sobre a metodologia 5S vista pelo meu olhar. 1 - SELECIONE Comece selecionando um local do seu trabalho os materiais, ferramentas, conhecimentos, equipamentos e práticas que não são úteis. Por exemplo: inicie pela sua mesa e comece a questionar. Preciso de todas as coisas que estão aqui? Eu utilizo todos os dias esses matérias? O que pode ter que não tenho? Onde isso pode ser útil? E então passe para o próximo passo. 2 - LIMPE Descarte o que seja necessário e separa o que é útil. Não se esqueça que não se trata apenas de coisas físicas, comece a observar também nos conhecimentos que não te servem mais, forma de realizar atividades, pensamentos e comportamentos que não levam a lugar nenhum e muitas vezes não temos nem controle sobre eles. É claro que esse é um processo que deve ser feito por partes, mas inicie em algum local. Apesar de parecer ser demorado, os passos são reduzidos quando estamos executando, por exemplo: se você for fazer isso em sua mesa. Você já vai olhar o que serve e ao mesmo tempo já irá limpar, não é mesmo? Então... na prática os passos ficam mais fluidos. Se questione: O que causa essa sujeira? Alguma forma de resolvê-la? Tem algo mais que precisa ser limpo? 3 - ORGANIZE Depois de selecionar, separar o que serve e o que não serve e limpar. É hora de organizar o que já está pronto para ficar com você. Coloque categorias, tenha espaço para cada uma das coisas, seja caneta, cadernos e cada um dos produtos do seu negócio. Pastas de clientes, finanças, etc. 4 - PRADONIZE Tudo aquilo que se faz repetidas vezes pode se tornar um padrão, um passo a passo. Então, observe se tem algo no seu trabalho que segue essa linha e comece a documentar esse padrão em uma folha de papel. Depois se achar importante, coloque isso em um computador. Isso é essencial! Muitas vezes os euempreendedores (sic) acham que não exercem funções, mas a cada momento do dia o mesmo está exercendo uma nova função da sua empresa. Em algum momento deixará de ser ele para ser um colaborador que executará. Quando esse dia chegar você estará mais pronto para delegar. Além disso, a padronização proporciona maior qualidade para o seu produto ou serviço cada dia mais. 5 - AUTODISCIPLINA Mantenha isso como parte do seu dia a dia. Sabe a história da rotina da manhã? É um bom exemplo de como chegar neste ponto. Neste contexto se seleciona as atividades importantes, estuda o essencial, limpa os pensamentos, organiza uma estrutura para fazer acontecer, padroniza com uma rotina diária e assim você pode executar todos os dias. É isso que deve acontecer com o seu negócio. Torne essas ações parte da rotina diária de todos os colaboradores, fornecedores e sua como dono do negócio. Se você quer se aprofundar um pouco mais tem uma aula sobre o assunto neste link. Os benefícios disso são inúmeros. Qualidade do seu trabalho, aumento da produtividade, menos chance de erros, maior qualidade de vida e muito mais. Photo by William Iven on Unsplash

  • Como reduzir desperdícios no seu negócio?

    O Lean foi uma filosofia criada com base no conceito do sistema de produção da Toyota após a segunda guerra mundial. Sua principal intenção é “enxugar” processos, ou seja, reduzir desperdícios dos mais variados tipos. Sendo os principais listados na figura que segue. A intenção do Lean é reduzir e por consequência aumentar a quantidade de lucro existente dentro do seu negócio; de preferência utilizar o mínimo de investimento necessário para fazer as mudanças. Essa filosofia visa uma entrega de alto valor para o cliente, seja ele interno ou externo. Logo, mais valor com menos trabalho (foco em eficiência). É chamada de filosofia pois a intenção é que os aprendizados e todo o trabalho seja realizado de forma constante, de forma que faça parte da cultura do negócio, trazendo diversos benefícios em cada uma das áreas. COMO FUNCIONA A FILOSOFIA LEAN? Por se tratar de uma filosofia que envolva redução de custos e lucros é importante ser mais cuidadoso e por isso, a atuação pode levar alguns meses de execução. No entanto, é boa prática que um projeto de Lean não dure mais do que seis meses. As etapas servem para analisar um único problema por vez. Este, é analisado dentro do processo e se avalia o que pode estar gerando gastos ou perdas desnecessárias. As etapas são: DEFINIR: Definir um problema a ser resolvido; MEDIR: Verificar os dados existentes e explorar mais o problema; ANALISAR: Avaliar as principais causas do problema; MELHORAR: Criar um plano de ação para redução do problema; CONTROLAR: Verificar se o plano de ação está correto e fazer modificações, se necessário. No primeiro estágio deve-se definir uma meta. A meta deve ser formada por um objetivo claro, indicadores a serem reduzidos e um prazo, sem isso, não existe uma meta que possa ser atingida. Com a definição da meta é possível desenhar o escopo do projeto para que seja feito a medição dos dados que farão parte do projeto. É super importante que esses dados sejam confiáveis ou não será possível a execução do Lean. Com a definição de meta e início da preparação do escopo pode-se escolher utilizar o framework Scrum, que foi explicado mais neste artigo. Caso a empresa não possua as informações, é necessário que seja feito um trabalho antecipado para criação dos indicadores da empresa. Assim, já é possível ter um norte, a longo prazo, diante das necessidades do seu negócio para que possa dar início nas atividades e gerar uma meta a ser alcançada ao final do projeto. Alguns exemplos de objetivos a serem resolvidos por essa filosofia são, a redução de custos de armazenagem, frete, estoque, das reclamações dos clientes, dentre outras. Com a meta definida cada uma das outras etapas são cumpridas através de outras técnicas e ferramentas, como por exemplo o 5S, Espinha de Peixe e etc. Então, serão avaliados todos os resultados e possíveis melhorias na última etapa de controle. Utilizar está filosofia leva a avaliação das causas e implementação de ações que às reduzam, chegando a elevação de milhares de reais para cada projeto realizado. Assim, é possível atuar dentro dos processos do negócio e avaliar medidas que serão executadas para redução e controle dos gastos financeiros, gerando mais lucro e menos desperdícios.

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